산자부, 2일 ‘시설장비’등 공포 … 11월께 ‘1호 보관소’문열어
팩스·문서보관창고 등 필요없어져 업무비용 1조원대 절감 효과

앞으로 기업간에 중요한 문서를 팩스로 보내고 퀵서비스로 문서를 직접 전달할 필요가 없어진다. 기업간 전자결재 시스템을 갖추지 않더라도 공인전자문서보관소를 이용하면 전자문서를 안전하고 쉽게 보관·전달할 수 있기 때문이다.

 또한 대출계약서, 보험증권 등을 찾느라 책장 구석을 뒤질 필요도 없어진다. 계약서를 스캐닝해서 공인전자문서보관소에 보관하면 언제든지 인터넷을 통해 볼 수 있고 증명서를 발급받을 수 있기 때문이다.

금년 내에 또 하나의 ‘e-비즈니스 혁명’으로 불리는 ‘공인전자문서보관소’가 세계 최초로 우리나라에서 본격적으로 시행될 것으로 보인다.

산업자원부는 2일 공인전자문서보관소 제도 설계의 마지막 단계인 ‘공인전자문서보관소 시설 및 장비 등에 관한 규정’과 ‘전자문서보관등 표준업무준칙’을 공포하고 시범사업을 거쳐 올해 9월부터 제도를 본격 시행할 것이라 밝혔다.

이로써 지난해 3월 전자거래기본법 개정을 통해 ‘공인전자문서보관소’ 제도가 도입된 이후 시행령·시행규칙, 세부 고시에 이르는 제도 설계가 마무리됨에 따라 이르면 11월 제1호 공인전자문서보관소가 지정될 것으로 보인다.

공인전자문서보관소가 도입됨에 따라 종이문서 생산·보관·유통에 드는 막대한 비용을 절감할 수 있을 뿐만 아니라 업무 프로세스 자체가 전자화됨으로써 사무실의 생산성을 획기적으로 제고할 수 있을 것으로 예상된다.
산자부는 공인전자문서보관소 도입으로 은행권 1,500억원, 보험업 900억원, 카드사 1,200억원, 제조업 1조원 이상의 비용절감 효과 발생할 것으로 보고 있다.

산자부는 보관소 제도가 세계 최초로 도입되는 제도인 만큼 본격 시행전 시범사업을 통해 시설·장비, 운영절차 등 제도 전반을 점검하고 보관소를 이용한 실제 활용사례를 실증하여 보관소 제도의 시행에 만전을 기할 계획이다.

또한, 산자부는 공인전자문서보관소 조기 활성화를 통한 기업 비용절감 및 업무 생산성 증대를 위해 ①현재 허용여부가 법적으로 불분명한 종이문서의 전자적 보관(스캐닝을 통한 문서보관)의 법제화를 위해 관련 법령의 개정을 추진는 한편 ②보관소를 활용한 다양한 비즈니스 모델 발굴 등 보관소 활성화를 위한 마스터플랜을 수립하고 ③전자문서 이용을 저해하는 법제도를 발굴, 관련 법령의 개정을 추진할 계획이다.

먼저, Paperless로 가는 중간단계에서 나타나는 종이문서의 전자적 보관을 법적으로 허용하기 위해 금년 정기국회시 전자거래기본법 등 관련 법령의 개정을 추진한다는 계획.

스캐닝문서 보관은 현재 금융권 등 업계의 가장 큰 관심사항으로 법?제도적 미비로 인해 기술 및 업무 프로세스 발전을 가로막고 기업의 업무 효율화 및 비용절감을 저해하는 대표적인 사례로 지적되어 왔다.

현재 대부분의 은행, 보험업계는 각종 청약서류, 전표 등을 스캐닝 시스템을 통해 전자화하고 심사, 검색 등 업무에 활용하고 있으나스캐닝문서 보관이 법적으로 허용되는지 불분명한 상태며, 따로 종이문서 원본을 보관하고 있어 막대한 보관비용 발생 및 분실, 화재 등의 위험에 노출되어 있다.

예를 들어 국내 4대 메이저 보험사의 연간 종이문서생산량은 1억3600만장으로 이는 63빌딩의 54배 높이에 달하며 삼성화재는 문서보관 위해 6,600㎡ 창고를 보유하고 있다.

또 모 시중은행의 경우 5억장에 달하는 문서보관을 위해 15,000㎡의 창고를 보유하고 있으며 현대차는 연간 5톤 트럭 30대 분량의 문서가 발생하고 있다.

스캐닝 문서의 경우 일반 전자문서와는 달리 원본 종이문서가 존재하는 ‘종이문서의 전자적 사본’으로 상법 관계규정에서 ‘마이크로필름’ 형태의 보관은 인정하고 있으나 스캐닝 문서의 경우 그 허용여부가 불분명하다.

그동안 스캐닝의 경우 스캐닝 후 위변조가 용이하다는 점에서 법적허용 여부에 신중을 기한 측면이 있으나 이번 공인전자문서보관소 도입으로 전자문서 생성 후 안전한 보관방법이 도입됨에 따라 일반 전자문서와 마찬가지로 스캐닝을 통한 보관을 법제화함으로써 기업의 비용 절감 및 업무 프로세스의 효율화 시급하다.

보관소 제도 활성화 및 성공적인 안착을 위해서는 다양한 비즈니스 모델 개발과 전체 산업으로의 확산이 필수적적이다.

산자부는 비즈니스 모델 발굴 및 보관소 도입으로 인한 기업 측면의 효과, 향후 보관소 시장규모 등 보관소 발전방향을 담은 ‘공인전자문서보관소 마스터플랜’을 수립할 계획이다.

이를 통해 다양한 비즈니스 모델을 개발, 제시함으로써 현재 금융권 위주로 전개되고 있는 보관수요를 전 업종으로 확산하고 보관소 제도의 조기 활성화를 적극 추진한다는 방침이다.