과학기술의 발달과 Global화에 따른 디지털 정보체계의 발전은 기업 경영과 Business에 관련된 수많은 정보를 제공하고 있습니다. 다양한 경영과 Business 환경에서 정보가 부족한 것도 문제이지만 ‘정보피로 신드롬’과 같이 정보가 너무 많아도 의사결정에 혼란을 초래하게 됩니다. 그리고 가치 있는 정보가 적기에 제공되지 못하고 의사결정과 무관한 정보가 제공되는 경우에는 오히려 의사결정을 지연시키고 혼란을 야기하게 됩니다. 예를 들면, S&OP 프로세스를 유지하는 과정에서 정보가 부족해 의사결정을 할 수 없는 상황이 발생하기도 하고 상호 융합되지 않거나 융합할 수 없는 부서별 ‘동떨어진 정보’나 ‘나 홀로 정보’의 제공으로 의사결정에 혼란을 초래하기도 합니다. 그리고 적기에 정보가 제공되지 않아 의사결정이 지연되거나 첩보 수준의 내용이나 단순 데이터를 별도의 노력이나 검증 없이 정보로 제공하여 의사결정에 혼란과 또 다른 문제를 야기하기도 합니다. 즉, 정보체계의 구축 및 유지 수준이 미흡하면 S&OP 프로세스 구축 및 유지 또한 미흡하게 될 수밖에 없습니다. 따라서 효과적인 경영과 Business를 위해서는 의사결정과 업무 프로세스에 직접적으로 기여할 수 있는 정보를 적기에 제공 할 수 있도록 정보체계를 구축하고 관리해야 합니다.

기업에서 정보체계는 S&OP 프로세스를 유지하는 사람과 정보시스템으로 이루어지며 유지하는 기능과 부서에 따라 다양하게 구분되어 집니다. 기업은 경쟁 대상과 비교해 정보 우위에 있어야 합니다. 정보 우위에 있는 기업은 경쟁 대상보다 먼저 보고, 듣고, 판단할 수 있으며 실시간 빠른 의사결정을 통해 Business 속도를 높일 수 있습니다. 즉, 정보 우위는 시장에서 주도권을 확보 할 수 있게 도와줍니다. 문제는 과학기술과 Global화로 인해 경쟁 기업으로 분류된 상대방만 경쟁 대상이 아니고 경쟁 대상이라고 생각되지 않던 기업도 잠재적 경쟁 상대이고 고객 또한 다른 경쟁 상대라는 점입니다. 여기서 문제는 ‘잠재적 경쟁 상대와 고객을 대상으로 정보의 우위를 유지하는 것은 쉽지가 않다’는 점입니다.

‘정보관리’는 의사결정을 지원하는 프로세스
‘정보관리’는 정보체계를 이용하여 관련 정보를 사용 가능한 상태로 적기 제공함으로써 경영과 Business를 가시화하고 리더와 관리자의 상황 이해와 이들의 의사결정을 지원하는 프로세스입니다. 정보관리는 제한된 시간에 방대한 정보가 효과적으로 활용될 수 있도록 하는데 중점을 두어야 하며 참모 형태의 모든 실무 담당자가 일차적으로 수행하게 됩니다. 정보 관리는 데이터 정보 수집, 비교·분석, 경험과 예측을 반영한 새로운 의미 도출, 지식화, 전파, 정보 보호의 순으로 구성 및 유지됩니다. 조직·부서별 리더와 관리자의 요구, 실무 담당자의 판단에 따라 데이터와 정보를 수집하게 되고 수집된 각종 데이터와 정보들은 비교·분석 등의 처리과정을 거쳐 또 다른 정보로 변환되고 생산됩니다. 이러한 정보들은 조직·부서별, 리더, 관리자, 실무 담당자의 다양하고 전문적인 분석·평가 과정을 거쳐 지식으로 변환되고 생산됩니다. 문제는 조직·부서별, 리더와 관리자가 지식으로 생산하는 과정을 실무 담당자에게 전적으로 떠넘기는 상황이 종종 발생한다는 것입니다. 그리고 관련된 정보는 정확성, 적기성, 완전성, 신뢰성을 갖추어야 합니다. 정보는 사실에 입각하여 실제 상황을 있는 그대로 정확하게 설명하여야 하며 조직·부서별, 리더와 관리자가 요구하는 시간과 공간에서 제공되어야 합니다. 그리고 조직·부서별, 리더와 관리자의 요구를 충족할 수 있는 수준이어야 하며 왜곡되거나 변질되지 않고 신뢰할 수 있어야 합니다. 여러분들은 어떠십니까?

수작업을 통한 ‘데이터·정보 수집’ 방식 탈피 필요
‘데이터·정보 수집’은 가용한 수단과 방법으로 데이터·정보를 획득하는 활동입니다. 기업이 처한 환경과 각종 인프라의 구축 및 유지 수준에 따라, 데이터·정보 수집 방법은 수작업, 반 수작업, 현대화·자동화 방법을 그리고 ‘Push 형태로 수집하느냐’, ‘Pull 형태로 수집하느냐’로 구분됩니다. 수작업, 반수작업, 다양한 매체나 정보시스템을 이용한 현대화·자동화 방법에 대해서는 무슨 내용인지 이해가 될 것입니다. Push 형태는 가용한 데이터·정보를 기존 데이터·정보 제공체계에 따라 데이터·정보를 사용하는 사람에게 제공하는 것입니다. Pull 형태는 데이터·정보를 사용하는 사람이 그들의 필요에 따라 데이터·정보를 요청하고 정보의 출처(사람, 정보시스템, 기타 등)는 이러한 요청에 따라 데이터·정보를 제공하는 것입니다. 데이터·정보 수집을 여러분들은 어떠한 방식으로 하고 있습니까?

S&OP 프로세스를 예로 들겠습니다. 데이터·정보 수집을 위해서는 ① S&OP 회의를 주관하고 리드하는 부서에서 S&OP 프로세스 유지를 위해 어떤 데이터·정보가 필요한지를 판단하고 결정하고 이와 관련된 부서와 사람들에게 요구하게 됩니다. 이러한 것은 Pull 형태에 해당됩니다. 하지만 이상적인 것은 S&OP 회의를 주관하고 리드하는 부서에 의한 Pull이 아닌 실제 S&OP 프로세스를 실행 및 유지하는 각 부서에 의한 Push입니다. ② 각 부서의 리더 및 관리자들과 실무 담당자들은 S&OP 회의와 실제 S&OP 프로세스를 유지하는데 필요한 데이터·정보의 종류를 결정해야 합니다. ③ 해당 조직·부서별 실무 담당자들은 리더와 관리자들이 별도로 요구하지 않더라도 필요시 즉각 활용할 수 있도록 지속적으로 최신화를 해야 합니다. 조직 전반적 DNA 수준과 윤리·도덕성이 낮고 체계가 잘 정립되어 있지 않은 기업에는 자동화·현대화 보다는 반수작업과 수작업에 의한 데이터·정보 수집이 많고 Push 보다는 Pull 형태가 더 많습니다. Push 형태와 Pull 형태 중에 어떤 것이 더 좋다고 이야기하는 것은 아닙니다. 다만 Push와 비교해 Pull에 의해 수집되는 데이터·정보는 사람에 의존하는 경향이 상대적으로 더 높을 수 있기에 전반적으로 DNA 수준과 윤리·도덕성이 높은 기업과 전반적으로 DNA 수준과 윤리·도덕성이 낮은 기업 간에 수집되는 데이터·정보의 양과 질에는 많은 차이가 발생합니다. 그리고 전반적으로 DNA 수준과 윤리·도덕성이 낮고 체계가 잘 정립되어 있지 않은 기업에는 ①, ②, ③이 능동적으로 적기 유지 및 정착되지 않습니다. 따라서 DNA 수준과 윤리·도덕성이 낮고 체계가 잘 정립되어 있지 않은 기업에서는 우선 수집되어야 하는 데이터·정보 종류를 정의하고 Push 형태에 의해 수집되어야 하는 데이터·정보 종류와 수, Pull 형태에 의해 수집되어야 하는 데이터 종류와 수를 정립하고 변화되는 내·외부 환경에 따라 Push와 Pull 형태에 의해 수집되는 수와 종류는 지속 변경 관리해야 합니다. 그리고 Gray Zone이 없도록 반 강제적으로 R&R을 부여하고 R&R을 기반으로 한 요일별, 시간별, 부서별, 사람별 Business Rhythm을 구체적으로 정립하며 수작업, 반수작업 보다는 정보시스템에 의한 데이터·정보수집이 될 수 있는 체계를 구축해나가는 것을 지향해야 합니다. 예를 들어 가스를 제조 및 유통하는 회사에서 경영에 필요한 정보의 대부분은 용기로부터 수집됩니다. 따라서 용기와 관련된 데이터·정보를 얼마나 효과적으로 수집할 수 있느냐가 매우 중요한데 용기와 관련된 데이터·정보는 수작업, 반수작업, 정보시스템을 통해 수집할 수 있습니다. 권장하는 것은 용기는 총 수명주기 관점에서 계속 움직이고 회전되기에 지정된 위치(Gate)를 통해 RFID나 Barcode Scan을 진행하고 실시간 용기별 위치 데이터가(IN – OUT) 정보시스템에 자동 집계 되도록 하는 것입니다. 그리고 이것을 기반으로 융합된 데이터가 Display 되는 다양한 경영정보 화면을 추가하면 용기별(용기 번호별) 위치·수량·상태 데이터가 실시간 정보시스템에 생성되도록 할 수 있습니다. 하지만 저장소나 대기 장소에 일정기간 정지되어 있는 것을 수작업이나 반수작업을 통해 수량 파악 후 정보시스템에 입력하게 되면 상대적으로 데이터·정보를 수집하는 시간이 지연되고 상대적으로 휴먼 에러에 의한 오류도 많이 발생하게 됩니다. 이런 상태에서는 다양한 경영정보 화면을 추가해도 경영과 Business에 적극 활용하기 어렵습니다. 기업의 규모가 매우 작다면 정보시스템이 아닌 수작업과 반수작업을 통해 데이터·정보를 수집할 수도 있습니다. 하지만 기업 규모에 상관없이 용기를 많이 보유하며 운영하고 있다면 수작업과 반수작업에 의해 데이터·정보를 수집하는 방식을 반드시 탈피하는 것이 필요합니다. 왜냐하면 수작업과 반수작업은 사람에 전적으로 의존하는 것인데 기업의 ① 모든 업무 프로세스가 아주 구체적으로 나열 및 정립되어 있어 구성원들이 업무하는 과정에서 임의적으로 생각할 수 있는 부분이 하나도 없고 ② 아주 사소하고 구체적인 업무 부분까지 구성원들 간에 협력 체계와 R&R이 완벽하게 구분 및 유지되고 있고 ③ 업무 과정에서 Gray Zone에 해당되는 부분이나 모호한 부분은 하나도 없고 ④ Gray Zone에 해당되는 부분이나 모호한 부분이 발생하면 구성원 서로가 적극적으로 먼저 나서서 일하려고 하고 ⑤ 굳이 시키지 않아도 스스로 능동적으로 일하며 해결하려고 하고 ⑥ 올바른 방향과 속도의 결과물을 산출 할 수 있는 우수한 능력을 가진 사람들로만 구성되어 있다면 수작업과 반수작업에 의해 데이터·정보를 수집하더라도 문제는 없을 것이고 비록 수작업, 반수작업이지만 수집된 데이터·정보는 정확성, 적기성, 완전성, 신뢰성을 충족할 것입니다.

여러분이 근무하는 기업에는 ①, ②, ③처럼 되어 있나요? 여러분 포함, 여러분 주위에 있는 사람들은 ④, ⑤, ⑥에 해당 되나요? 만약 여러분이 근무하는 기업에 ①, ②, ③, ④, ⑤, ⑥을 기대할 수 없다면 여러분은 하루라도 빨리 수작업, 반수작업을 탈피해야 합니다. 그리고 여러분은 정보시스템을 통해 용기 데이터·정보를 수집한다는 것에 대한 패러다임을 무조건 바꾸었으면 좋겠습니다. 용기 데이터·정보를 정보시스템을 통해 수집한다는 것은 지정된 여러 위치에서 실시간 RFID 또는 Barcode Scan을 통해 데이터·정보가 자동적으로 정보시스템에 축적되도록 하는 것입니다. 수작업으로 용기를 파악하고 수작업으로 파악한 데이터를 2차 수작업으로 정보시스템에 입력하는 것은 정보시스템을 통해 용기의 데이터·정보를 수집하는 것이 결코 아닙니다. 즉, 1차 수작업을 통해 용기 수량을 파악하고 2차 수작업을 통해 정보시스템에 수량을 입력하는 행위는 SCM 보다는 재무적 관점에서 비용 결산을 위해 필요한 행위를 하는 것에 더 가깝고 SCM 관점에서 볼 때는 비효율적, 비경제적, 비효과적으로, ‘일을 위한 일’을 하고 있는 것과 별반 다르지 않습니다. 그리고 경영과 Business에 필요한 용기 정보는 다양한 위치에서 실시간 수집되는 것이 좋습니다. 하지만 1차 수작업을 통해 용기 수량을 파악하고 2차 수작업을 통해 정보시스템에 수량을 입력하는 방식을 유지한다면 실시간 다양한 위치가 아닌 일정 규모의 저장소나 일정 기간 이상 대기하는 장소에서만 할 수 있고 특정 시간에만 할 수 있습니다. 결국 수집된 데이터·정보의 양과 질에 차이는 발생하고 이러한 데이터·정보는 SCM 관점에 입각한 경영과 Business에 큰 도움을 주지 못합니다. 필자가 현재 이야기하고 있는 내용은 대단한 내용이 아니고 지극히 기본적이며 누구나 알 수 있는 당연한 내용입니다. 그리고 정보시스템을 물류(물건의 흐름)적 관점과 SCM 관점에서 활용하기 보다는 재무적 관점에서 제한적으로 활용하는 것이 가스를 제조 및 유통하고 있는 기업에만 국한되어 나타나는 현상도 아닙니다. 이러한 현상은 프로세스와 시스템이 잘 구축되어 있지 않은 기업, 그리고, 중소기업으로 갈수록 더 많이 나타나는 현상이기도 합니다.

정보 융합과정을 거쳐 가치를 지닐 수 있도록 만들어야
‘정보 처리’는 수집된 데이터·정보에 의미를 부여하고 지식으로 변환시키는 것입니다. 수집된 데이터·정보는 의미가 부여되기 전에는 정보로서 효용성이 낮습니다. 따라서 수집된 데이터·정보가 정보로서의 가치를 가질 수 있으려면 정보처리 과정을 거쳐야 합니다. 정보처리는 선별, 융합, 우선순위 지정으로 이루어집니다. 데이터·정보의 선별은 가치를 평가하여 즉각 활용할 수 있는 데이터·정보와 향후 활용할 수 있는 데이터·정보, 단순히 참고할 수준의 데이터·정보, 그리고 필요하지 않은 데이터·정보 등으로 분류하는 것입니다. 정보의 융합은 다양한 출처로부터 획득된 데이터·정보, 첩보의 상호 비교, 평가, 분석, 해석 등을 통해 필요한 정보로 생산하는 것입니다. 단순한 데이터나 첩보들도 정보 융합의 과정을 거치게 되면 경영과 Business에 필요한 관련 정보로서 가치를 가지게 됩니다. 따라서 조직·부서별 실무 담당자들은 수집되는 단편적인 데이터나 첩보들을 간과하거나 묵살해서는 안되며 융합의 과정을 거쳐 관련 정보로서 가치를 지닐 수 있도록 해야 합니다. 정보의 우선순위 지정은 정보가 원활하게 공유되도록 서로 다른 정보들에 상대적인 중요성을 부여하는 활동입니다. 조직·부서별 실무 담당자는 선별 및 융합된 관련 정보들 중 어떤 것이 더 긴급하고 중요한 것인지를 고려하여 우선순위를 지정해야 하며 통상적으로 리더나 관리자가 요구하는 것을 높은 우선순위에 두는 것이 일반적입니다. 그런데 문제는 정보 처리 과정에 조직·부서별 리더와 관리자가 관심도 없고 전혀 관여하지도 않으며 실무자에게 알아서 하라고 한다면 가치를 지니는 정보들의 생성은 많지 않게 될 것이고 경영과 Business에 필요한 정보 또한 적기에 제공되지 않을 것입니다. 여러분이 근무하는 조직·부서의 리더와 관리자는 정보처리에 실제 어느 정도 관심이 있고 실제 어느 정도 실제 어느 깊이로 관여하고 있습니까?

‘정보전시 및 공유’ 위해선 사용하는 언어 통일이 우선
‘정보전시 및 공유’는 여러분이 정보를 요청한 사람에게 정보를 쉽게 이해할 수 있게 하고 정보를 요청한 사람에게 정보를 쉽게 이용할 수 있는 형태로 제공하며 다른 장소나 사람에게 전달하기 위함입니다. 정보전시 및 공유를 위해서는 최우선적, 그리고 기본적으로 사용하는 언어부터 통일해야 합니다. 업무에 사용하는 양식을 간단하게 예를 들어 보겠습니다. 영업 부서에서 전사적으로 공유하는 양식에 생산, 품질 등 다른 조직·부서들이 이해하고 그대로 활용하기에 부족한 부분이 있다면 언어의 통일이 잘 되지 않은 것입니다. 언어의 통일이 잘 되었다면 영업 부서에서 공유한 양식을 모든 조직·부서가 잘 이해할 수 있을 것이고 영업 부서에서 공유한 양식과 양식 안에 있는 내용에 대해 별도의 추가 작업이나 변환 과정을 거치지 않고도 조직·부서별로 연관되는 업무에 그대로 활용할 수 있을 것입니다. 영업 부서에만 해당하는 것이 아닙니다. 각 조직·부서별로 전시·공유하는 양식은 다른 조직·부서에서 쉽게 이해할 수 있어야 하며 추가 작업이나 변환 과정을 거치지 않아도 조직·부서별 연관 업무에 그대로 활용 가능할 수 있어야 합니다. 이러한 ‘언어의 통일’ 이후에 언어의 통일을 기반으로 정보시스템에 다양한 경영 정보화면을 만들고 정보를 전시·공유한다면 상대방이 이해하기 쉬울 뿐만 아니라 적기에 상대방에게 전달 될 것입니다. 명심해주었으면 하는 것은 정보를 전시 및 공유했지만 상대방이 이해하지 못하고 적기·적소에 상대방에게 전달되지 않는다면 진정한 의미에서 정보전시 및 공유를 한 것이 아닙니다. ‘정보보호’는 비인가 열람, 유출, 변조, 파괴로부터 정보체계를 보호하는 것입니다.

실무 담당자뿐만 아니라, 조직·부서별 리더와 관리자는 정보관리 활동의 중요성을 인식하고 정보체계 운용능력을 갖추어야 할 책임이 있습니다. 따라서 조직·부서별 리더와 관리자는 직접 정보체계를 운영하며 정보 관리 활동에 참여해야 합니다. 조직·부서별 리더와 관리자들의 정보체계 운용능력이 미흡하다면 최신일지라도 정보 체계들은 오히려 업무를 방해하는 요인이 될 수 있습니다. 즉, 현실적으로 내실이 있기 보다는 ‘보여주기식 상황’, ‘일을 위한 일을 하게 되는 상황’, ‘절차만 복잡하고 까다로우며 형식적인 상황’등을 만들 뿐입니다. 기업에서 적합한 S&OP 프로세스를 구축 및 유지하는 것은 기업에 적합한 정보체계를 구축 및 유지하고 있는 것입니다. 즉, 정보체계 구축 및 유지 수준은 S&OP 프로세스 구축 및 수준에 지대한 영향을 미치고 S&OP 프로세스 구축 및 수준과 정 비례합니다. 따라서 기업별로 수작업, 반수작업, 자동화·현대화 중에 어떤 것을 기반으로 한 정보체계를 유지하고 있느냐, R&R을 기반으로 한 요일별, 시간별, 부서별, 사람별 Business Rhythm을 얼마나 구체적으로 정립하고 운영하고 있느냐, 데이터·정보 수집 방식이 Push 형태이냐, Pull 형태이냐에 따라 천차만별의 정보체계를 구축하고 유지하게 됩니다. 여러분이 근무하고 있는 기업의 조직·부서별 리더와 관리자는 직접 정보체계를 운영하며 정보 관리 활동에 참여하고 있습니까? 참여하고 있지 않습니까? 그리고 조직·부서별 리더와 관리자는 중요 정보요구를 통해 정보관리 활동에 대한 전반적인 기준과 방향을 제공해야 합니다. 조직·부서별 리더와 관리자의 중요 정보요구는 리더와 관리자가 원하는 정보가 무엇인지를 알려주게 되는 것이며 이를 기초로 실무 담당자들이 정보관리 활동의 우선순위를 판단할 수 있게 됩니다. 결론적으로 조직·부서별 리더와 관리자, 실무 담당자는 해당 부서의 정보관리 체계 구축 및 유지에 대한 책임이 있으며 S&OP 프로세스를 운영하는 부서의 리더와 관리자, 실무 담당자는 조직·부서별 정보관리 체계 구축 및 유지 활동에 대해 조정, 통제, 감독해야 하는 직접적·도의적 책임을 가져야 합니다. 여러분이 근무하는 기업에서는 어떻게 정보관리를 하고 있습니까?