물류일반현황에서는 거점현황과 업무흐름도 및 Process를 분석해준다. 거점현황은 고객사가 가지고 있는 물류거점의 일반현황(보관면적, 운영인력, 운송차량, 거점의 기능)에 대해서 분석하고 고객사가 전체적으로 어떻게 거점을 운영하고 있는지 나타내고 만약 Weak Point가 있다면 간략하게 쓴다.

이러한 내용을 물류컨설팅 보고서로 작성하면 <그림 1>과 같이 지도를 이용하여 나타내 줄 수 있다. 거점 수에 따라 지도를 가운데 위치하고 양 옆으로 보고서를 작성한다. <그림 1>에서는 생략되었지만 Head Massage에 도출된 이슈나 Weak Point를 써준다. 이 장표를 기반으로 뒷장에 각 거점별로 상세한 보고서를 작성한다.

컨설턴트가 담당자 인터뷰를 통해 파악 할 경우 물류담당자를 자연스럽게 교육하는 효과도 있으며 고객사가 스스로 현황을 파악을 할 수 있도록 해주는 절차가 된다. 이런 방식으로 자료를 도식화 해 고객사와 회의를 하면 고객사의 물류현황에 대한 정보를 더욱 더 많이 파악할 수 있게 된다.

고객사 담당자들도 도식화된 자료를 보면 순간적으로 개선의 아이디어가 떠오를 수 있다. 그리고 컨설턴트가 자료를 브리핑하고 토론하는 과정에서 방향성이 도출될 수도 있는 것이다. 이렇듯 컨설턴트는 말(言)로만 해서는 안된다. 말도 중요하지만 항상 보고서로 모든 것을 표현 할 수 있어야 한다. 고객사가 대충 이야기 했더라도 체계적인 보고서로 표현 할 수 있는 능력이 있어야 한다. 수많은 말 가운데 핵심을 찾아내고 주요 요점으로 요약할 수 있어야 한다.

업무흐름도(Mega Process)는 회사전체의 물자 흐름을 도식화 해주는 것이다. 회사는 각 부서 또는 주문코드별로 주문 및 납품 흐름을 가지고 있다. 즉, 회사의 각 주체별로 물자가 어떻게 흘러가는지 도식화 해주는 것이다. 회사 내부에서도 물자는 청구(정보의 흐름)에 의해서만 수불이 이루어 져야 하고 반드시 근거를 남겨야 한다. 청구 없이 물자가 이동되면 재고 정합성에 있어서 문제가 발생한다. 이러한 정보와 실제 물자의 흐름을 도식화하는 것이다.

물류컨설팅 초기에 반드시 이러한 내용을 그려주어야 한다. 정보만 보내주는 부서가 있고(order 및 청구), 정보와 물자를 동시에 보내주는 부서, 물자만 보내주는 부서로 나눌 수 있다. 이러한 절차도를 도식화 하면 그동안 암묵적으로 해오던 회사의 운영 절차가 보일 수 있다. 의뢰(정보 흐름) 없이 물자가 이동한 경우가 있을 수 있고 의뢰가 있더라고 하더라도 근거를 남기지 않는 경우가 있다.

이러한 관행을 심각하게 생각하지 않는 회사가 있는데 이는 재고량이 맞지 않을 때 책임소재가 불명확한 결과를 가지고 올 수 있다. 특히 공정 간에 자재 이동에 있어서 부서가 다름에도 불구하고 A팀(수요부서)에서 B팀(공급부서)으로 자재이동시 의뢰가 없었음에도 불구하고 수요부서에서 공급부서의 자재를 스스로 출고해서 사용하는 경우가 발생한다.

관리 인력이 부족한 중소기업에서 주로 발생하는데 차후에 B팀은 창고에서 자재를 누가 출고해 갔는지 알 수가 없다. 이러한 현상은 회사의 정확한 원가계산을 어렵게 만들고 재고자산에 대한 정확한 평가도 불가능하게 된다. 중소기업도 대부분 부분 최적화는 되어있다. 하지만 회사의 전체적인 흐름을 보는 것은 제한된다. 또한 어디에서 물자의 병목현상이 발생하는지 알 수 없다.

정확하게 수치화 시키는 것은 업무흐름도로 제한되지만 정성적으로는 어디인지 알 수 있다. 이러한 도식을 바탕으로 정량 데이터를 받아서 분석하면 이슈사항을 도출할 수 있고 이에 따른 개선의 방향성을 나타내 줄 수 있다.