친절한 Y씨의 실전 물류 컨설팅
재고 정합성이 낮으면 공급망 관리의 시작인 고객 오더 접수부터 잘못된 정보가 입력된다. 맞지 않는 재고 정보를 보고 영업에서 오더를 입력하게 되는 것이다. 실제로 없는 상품에 대해 납기 약속을 하게 되고 결국 납기가 지켜지지 못해 대고객 신뢰도를 저하시키는 결과까지 초래 할 수 있다.
따라서 물류에서는 재고 신뢰도를 높이기 위해서 최대한 노력을 해야 하는데 재고 조사는 이러한 중요한 도구 중에 한가지이다. 정확한 재고확인을 위해 효율적이고 체계적인 방법론으로 해야 한다. 통상 재고조사는 아래와 같이 5개 절차로 한다.
재고실사의 주관부서는 물류팀이 되어야 하지만 실행은 물류팀 단독으로 하기보다는 타 부서와 협업 하는 것이 좋다. 특히, 영업팀은 재고조사에 반드시 참여 시켜야 한다. 영업사원들은 물류현장 업무에 대한 이해도가 낮으므로 평소에 업무를 수행할 때 물류팀과의 의사소통에 있어서 어려움을 겪는 경우가 많다.
따라서 재고조사를 이용하여 물류 현장업무와 본인이 판매하는 상품에 대한 이해도를 높이는 계기로 활용하는 것이 좋다.
재고조사(전수조사)는 통상 1회/달 실시하므로 3주차에 타 부서와 회의를 통해서 일정을 조정해 주는 것이 좋다. 여기에서 지원되는 타 부서직원들에 대한 재고조사 교육일정도 공유하는 것이 좋다.
2. 실사 업무 FLOW수립
체계적인 재고 실사 추진을 위해서 실사 업무 FLOW를 확정해야 하는데 일반적으로 업무 FLOW는 아래와 같이 진행된다.
① 실사 수행 : 팀을 구성함에 있어 물류팀, 타부서 2인 1개조로 구성하며 지속적인 실사를 통해 물류팀 인력의 실사수행능력, 타부서 인력의 실사 수행능력을 고려하여 재고조사 속도 및 밸런스 조정을 해야 한다. 통상 물류팀 인력은 상품검수, 타 부서 인원은 수치기입 업무를 수행한다.
② 재실사 수행 : ERP재고와 차이가 발생하는 품목은 반드시 재조사를 실시해야 한다. 품목의 지정위치(Location)가 정해져 있지 않은 경우 재고조사 대상품목의 위치가 불명확하여 차이가 발생하는 경우가 있다. 따라서 차이가 나는 품목에 대해서는 최소 3회 이상 반복재고 조사를 해서 실사의 정확도를 높여야 한다.
또한 물류팀은 일일 주간 자체실사를 해야 하는데 전수 조사 때와 같이 모든 품목을 다 할 수 없을 것이다. 따라서 일일 재고조사품목(ex. A급 재고), 주간 재고(ex. 대량 반품 품목)품목을 나누어서 실사를 하는 것이 좋다.
이 단계에서 가장 중요한 것은 재고 실사표를 작성 및 배포(각 조별 담당구역할당)하는 것이다. ERP에 재고조사 기능이 있으면 재고 실사표 작성을 수월하게 할 수 있겠지만 만약 이 기능이 없는 경우에는 반품, 입고대기, 출고대기 등 재고조사에 포함되서는 안 되는 품목을 분리해내고 제약조건을 반영하여 재고조사표를 작성해야 한다. 그리고 현장정리 정돈을 하여 재고조사 시 불필요한 작업을 미연에 방지해야 한다.
조별 담당구역은 개인별 능력(제품에 대한 이해도)을 고려하여 최적의 조를 편성하고 적절한 작업량을 할당해야 효율적인 재고조사가 될 수 있다.
4. 차이수량 소명
차이수량 소명은 반드시 관련부서에서 원인 및 결과분석 후 경영층의 결재를 받아야 한다. 왜냐하면 재고는 곧 회사의 자산이기 때문에 근거 없이 ERP에서 차이수량 조정을 한다면 문제 발생 시 책임소재가 불명확해지기 때문이다.