IT.ID활용사례 2

밀집서적 RFID 인식률 99% 이상 구현   ... 큰 제목
-미쓰비시머티어리얼(주).(주)체크포인트시스템저팬/도서관시스템 ILS -

後藤 究
미쓰비시머티어리얼(주) 첨단제품전략컴퍼니
전자디바이스사업부 영업총괄그룹 RFID팀 과장대리


비용.시간 요하는 바코드, 눈짐작 랙작업

RFID(IC태그)를 이용한 도서관 시스템 ILS(Intelligent Library System)은 미쓰비시머티어리얼(주)가 개발.제조하고, (주)체크포인트시스템저팬이 판매 및 보수를 담당하는 시스템이다.
ILS는 비접촉 IC(RFID) 라벨과 고성능 독취(讀取)장치를 활용하여 획기적으로 자료를 관리하고 점검(랙적재)하는 시스템이다. 장서관리용 라벨 내부에 메모리가 들어있는 IC와 안테나를 삽입하여 무선통신으로 메모리의 내용을 읽고 쓰는 것이 가능하며, 복수의 라벨을 동시에 읽을 수도 있다.
지금까지 시스템을 도입한 곳은 도서관 10여 개. 이번에 광고전문 도서관 애드뮤지엄동경 [도표 1]에서 진행상황 및 효과에 대한 원고를 받을 수 있게 되었다.
이 도서관은 '광고의 귀재'라고도 불리는 吉田秀雄씨의 업적을 기념하여 1965년에 창설한 것이다. 개설된 도서관에는 광고관계 서적, 잡지, 연감류 등을 중심으로 약 1만3,000여권의 장서가 있다.
여기서는 ILS 중에서 랙 적재를 효과적으로 시행하는 것으로 특화한 '장저점검시스템'에 대해 애드뮤지엄동경의 도입사례를 소개하고자 한다.
장서점검(장서의 랙 적재작업)에서 장서를 관리하는 컴퓨터 상의 데이터베이스와 실제의 장서 소재지가 일치하고 있는가를 확인하는 것이다.
여기서 말하는 '장서의 소재지'란 관내 또는 대출중이라는 것만이 아니라, 서적이나 자료를 분류별로 정해놓은 서가에 있는 가까지 상세한 정밀도를 요구하는 것이다.
단지 도서관 이용자가 자유롭게 서적과 자료를 접할 수 있는 개가식 서고에서는 대출하기 위하여 관원에게 가져가거나 반납장소에 있거나 또는 누군가가 열람하고 있다는 등의 여러 가지 이유로 소정의 서가와는 다른 장소에 서적과 자료가 놓여있을 가능성이 높다. 따라서 이용자가 열람하고 있거나 대출을 희망하는 서적이나 자료가 데이터베이스 상에서는 ‘관내’라고 기록되어 있지만 실제로 그것이 있는 소정의 장소에 가보면 없는 경우가 많이 발생한다.
이러한 문제가 발생하지 않도록 정기적으로 장서를 점검할 필요가 있는데, 바코드나 눈으로 랙 작업을 하는 경우에는 막대한 인건비와 수일 내지 수 주간에 걸쳐서 폐관을 해야 하는 일이 발생하기 때문에, 통상적으로 도서관에서는 1년에 1~2회 이상의 빈도로 실시하고 있는 것이 현실이다.

밀집상태에서도 높은 응답성 실현

ILS는 도서관 업무에 적합한 성능을 가진 IC를 칩 메이커인 미국 Checkpiont System사와 당사가 공동 프로젝트팀에서 개발한 것이다. ILS 서브 시스템으로 랙 적재를 효과적으로 실행하는 것을 특화한 것이 '장서점검시스템'이다.
장서점검시스템은
①독취 반응이 좋아야 한다
②밀집한 상태에서도 응답성이 좋아야 한다
는 것에 중점을 두고 개발.설계한 것이다.
그 결과, 매우 얇은 서적을 서가에 놓고 연속적으로 IC(라벨 태그)를 읽을 수 있게 되었다.
'장서점검시스템'은 전술한 바와 같이 RFID를 이용한 도서관시스템인 ILS(Intelligent Library System)의 서브 시스템이다. 이 시스템은
①장서점검용 리더/라이터(안테나+본체)
②제어용 PC(노트북) 또는 PDA
로 구성되며 [사진 1], ②에서 애플리케이션 소프트웨어가 작동한다. [사진 2] 장서점검에 필요한 데이터는 상위의 시스템에서 사전에 ②에 다운로드해 둔다.
- 서적.자료를 분류별(서가별)로 서가에 꼽고 상위 시스템에 업로드한다.
- 행방불명이 된 서적의 관리번호를 ②에 입력하고 검색한다.
라는 2가지 업무가 주류를 이루는데, 서적이나 자료를 서가에서 꺼지지 않고 작업할 수 있다는 메리트가 크다.
또 두께가 다양하고 크기가 다른 서적이 혼재하여 보관되어 있는 경우에도 거의 빠지지 않고 읽을 수 있어서 정확한 독취가 가능하다. [사진 3]
이것은 지금까지의 다른 RFID 시스템에서는 실현하기 어려웠던 '밀집된 RFID 라벨'을 정확하고 신속하게 파악할 수 있도록 한 당사의 BigTag 시리즈가 있어서 가능한 것이다. [사진 4]
당사가 시험한 성능을 보면 [도표 2] 문고본 40권, CD 40매(CD 케이스 포함)와 두께 7mm의 서적류를 서가에 틈이 없이 보관한 상태에서 초속 5권의 스캔 속도로 100%의 독취율을 달성하였다. 초속 10권에서도 99%이상으로 실제 운용에서도 문제가 없는 것으로 판단되었으며, 재고관리, 자재관리에 최적의 RFID 시스템으로 높은 평가를 받았다.
장서점검 시스템의 작업수순 및 정보의 흐름은 다음과 같다.

●장서점검(랙 적재작업)
(1)상위 시스템에서 점검에 필요한 데이터(장서번호, 서적명)를 PC 또는 PDA에 다운로드한다.
(2)애플리케이션 소프트웨어를 기동하고 점검할 서가의 분류번호를 입력하거나 태그를 읽어서 분류를 결정한다.
(3)안테나로 서적의 등 부분을 스캔해 둔다.
(4)이때 실제로 읽은 서적번호가 PC 또는 PDA 안에 일시 보관된다.
(5)동시에 지정한 분류와 다른 분류번호의 서적(라벨태그)을 읽은 경우, 같은 형태로 PC 또는 PDA 안에 기록함과 동시에 경고음을 발하고 서적번호와 서적명을 작업자에게 화면에 표시해 준다.
(6)해당한 분류범위가 종료하면 (2)로 돌아가 별도의 분류된 서적의 작업을 반복한다. 또는 작업을 종료한다.
(7)종료작업 : PC 또는 PDA에 기록된 점검결과 데이터를 상위 시스템에 업로드한다.

●장서수색
(1)찾고자 하는 서적이 자료의 장서번호를 애플리케이션 소프트웨어에 입력한다.
(2)안테나로 서적의 등 부분을 스캔해 둔다.
(3)해당한 장서번호의 태그를 읽으면 경고음과 화면에 있는 장소를 표시하여 작업자에게 알려 준다.

3명.3개월 걸리던 작업, 1명.1일에 완료

현재 10개가 넘는 엔드유저가 이미 장서점검작업에 실제로 사용하고 있다.
많은 유저는 장서점검 시스템뿐만 아니라, 도서관 관리용 시스템(ILS)을 도입했지만, 전관에 도입하여 실제 운용에 들어가기 전에 먼저 랙 적재(장서점검)를 실시하고 있다. 이 작업효율 데이터는 유저별로 제 각각이지만 바코드로 작업을 실시한 경우와 비교하면 1/10 이하의 작업공수(인원×시간)로 작업이 완료되었다. [사진 5]
도입 후 가장 큰 효과가 있었던 모 학교의 도서관(30,000권)의 효과를 보면 이전에 장서를 점검하는데 3명이 약 3개월이 걸렸던 작업이 이 시스템을 도입하고 나서는 작업자 1명이 하루에 완료하였다고 한다. 월간 개관일수를 20일로 잡으면 1/180의 공정수로 점검을 완료하였다는 계산으로 거의 믿을 수 없을 정도의 결과이다.
그러면 작업 종사자의 인건비로 시급 1,000엔 하루 6시간을 작업한다고 계산해 보자.
기존의 장서점검 1회당 비용이
3명×6시간×20일×3개월×1000엔 = 108만엔
시스템 도입 후에는
1명×6시간×1000엔 = 6000엔
으로 도입전과 비교하면 107만4000엔의 비용절감이 가능해졌다.
시스템 도입비용은 약 500만엔 전후(라벨 태그 30,000매 포함)이므로, 5회 이상 점검작업을 실시하면 투자를 회수할 수 있다는 결론에 도달한다. 또 이것만이 아니라 장서점검을 빈번하게 실시할 수 있어서 앞에서 서술한 것과 같이 장서 데이터베이스와 실제의 서적?자료의 소재지가 일치하기 때문에 이용자에 대한 서비스가 크게 향상된다.
또 점검을 위하여 폐관하는 기간을 설정할 필요가 없고, 스탭이나 이용자에게 주는 메리트는 숫자이상의 의미가 있는 것이다.

도서관관리업무 효율화의 효과 산출

다음은 각 유저의 담당자가 말한 것을 정리한 것이다.
*
일본 유일의 광고전문 도서관인 당 도서관이 새로운 장소로 이전한 것이 2002년이다. 새로운 장소로 이전하면서 (주)체크포인트시스템저팬에서 ILS를 도입하였다.
도입목적은 3가지로,
①서적이나 자료의 분실과 도난을 방지하고자 한다
②랙 적재를 간단하게 하고 싶고, 책을 간단히 찾고 싶다
③다른 랙에 놓여진 책을 간단히 찾아서 원래의 자리에 놓고 싶다
④업무전반의 효율화를 도모하고 싶다
는 목적에 부합한 것이 ILS였다.
①의 분실이나 도난방지는 출입구에 설치하여서 억지효과가 크고, 도입 후 도난된 것은 몇 번 발생하지 않을 정도로 감소되었다.
②③의 장서점검에 관한 도입효과는 더욱 커서 점검 스피드가 빨라지고 간단해 졌으며, 특히 이용빈도가 높은 서가나 책이 제자리에 놓여 있지 않는 서가를 중심으로 점검을 실시하고 있다.
당 도서관에서 점검하는 방법은 크게 나누어 다음과 같이 2가지가 있다.

●랜덤 점검
서가에 책이 놓여있는 상태로 서가에 포터블 리더를 가까이 대고 독취 범위를 지정하지 않고 책의 등을 따라 지나가면 IC라벨 정보가 읽혀진다. 노트북에는 점검결과로 독취한 데이터를 일단 저장하고, 이것을 데이터베이스에 등록한 정보와 조합한다. 그 결과 맞지 않는 책이 있으면 제자리에 있는 책이 아니므로 이 리스트를 프린트하여 출력한다.

●범위를 지정하여 점검
어떤 분야별로 범위를 지정하여 점검하는 경우에는 컴퓨터에 사전에 범위를 입력해 두고 범위를 벗어나는 책을 검지하면 알람소리로 알려준다. 이때 컴퓨터에는 범위 안의 서적명과 범위를 벗어난 서적명을 구별하여 표시할 수 있으므로 점검중에 눈과 귀로 확인하여 바로 꺼낼 수 있다. 또 지정한 범위의 독취가 종료하면 상기 알람이 연속하여 울려서 범위 안의 점검이 종료되었다는 알려준다.
점검결과 제자리에 있지 않는 책은 각 서적이나 자료에 부착되어 있는 '장서번호'를 컴퓨터에 입력하고 포터블 리더로 서가의 책을 읽어 간다. 입력한 장서번호를 검지하면 알람음으로 알려서 제자리를 찾아준다.
이와 같이 장서관리시스템은 도서를 관리하는 업무의 효율화를 가져다 주어 도서관 본래의 기능한 이용자 서비스를 향상시켜 주고 이외에도 다른 효과적인 파급효과를 얻을 수 있다.


[도표 1]  애드뮤지엄東京의 개요
●도서관명 / 애드 뮤지엄 東京 광고도서관(재단법인 吉田秀雄기념사업재단)
●소 재 지 / 東京都港區東新橋1-8-2
●설    립 / 1965년
●장 서 수 / 약 13,000권

[사진 1]  장서점검용 리더/라이터

[사진 2]  자료점검 애플리케이션

[사진 3]  보관서가에서 꺼내지 않고도 점검이 가능

[사진 4]  비접촉 IC 라벨(RFID라벨)

[도표 2]  상세한 성능시험 결과
●자료종류 : 문고본 40권(평균 10mm두께)
             CD 40매(CD 케이스에 CD를 넣은 상태)
●RFID라벨 : 54×86mm 라벨태그
●자료에 부착하는 위치 : 측면
●리더/라이터 : 표준 리더/라이터 개조품(출력 0.5W)
●안테나 : 개발시작품
●스캔방향 : RFID라벨과 독취 안테나는 직선
●스캔속도 : 5권/초, 10권/초
●뒷표지와 안테나간 거리 : 5mm이하

[사진 5]  RFID를 활용한 점검(사진은 큐수대학 분관)
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