친절한 Y씨의 실전 물류 컨설팅

5S는 현장혁신활동(생산현장)의 일환으로 일본 발음의 첫 문자를 영어발음으로 따 ‘5S(Seiri, Seiton, Seiso, Seigetsu, Sitsuke)’라고 부른다.

일본의 자동차 제조기업 도요타(Toyota)에서 처음 대두된 아주 오래된 현장 혁신활동이다. 따라서 물류분야도 5S를 벤치마킹하여 시행하지만, 제대로 개념을 이해하고 있다기보다 생산현장에서 하는 것을 물류현장에서 모방하여 시행하는 수준이다. 5S는 원래 도요타의 JIT(Just In Time) 사상을 실천하기 위해 발생한 개념이다. JIT사상 실천을 위해서는 정해진 물건(정품), 정해진 장소(고정 Location), 정해진 양(적정재고)만큼 있어야 작업의 원활성과 연속성을 높일 수 있다는 개념이다.

정품이 정량만큼 정해진 위치에 있기 위해서는 불필요한 것이 현장에서 배제되어야 한다. 그래서 5S의 첫 번째 단계인 ‘정리’를 해야 필요한 것만 현장에 남게 된다. 이를 위해 두 번째 단계인 ‘정돈’을 실시하는 것이다. 정돈이란 필요한 것을 알기 쉽고 꺼내 쓰기 쉽게 하는 것을 말하므로, 정품이 정량만큼 정해진 위치에 있는지 확인할 수 있다.

제품이 보관되고 유통가공되는 현장은 정리정돈을 반드시 시행해야 한다. 물류센터 현장에서정리란 ‘필요한 것과 필요 없는 것을 나누어 필요 없는 것을 버리는 것’이다.

어떤 현장에 가보면 불필요한 것들 이 너무 많이 있는 경우가 있다. 물류센터장 또는 배송기사들도 어디에 쓰는 물건인지 잘 모르면서 무조건 가지고 있는 것들이 많다. 버리는 것만 잘해도 물류현장이 상당히 간결하게 유지될 것이다. 세 번째 단계 5S인 ‘청소’는 깨끗이 하는 것을 말하는데 이를 정리, 정돈된 상태에서 깨끗하게 하고, 네 번째 단계 5S인 ‘청결’은 정리, 정돈, 청소된 상태를 유지하는 것을 말한다. 다섯 번째 5S인 ‘습관화’는 정한 것을 지키는 ‘습관 만들기’이다.

물류현장에서는 지켜야할 규칙은 여러 가지가 있는데, 가장 지키기 쉬워 보이지만 사실상 어려운 활동이 5S 활동이다.

물류센터에 가보면 요란하게 5S구호만 붙여놓고 정리가 잘 되어있지 않은 현장이 있다. 이곳에서는 규칙이 잘 지켜지지 않는다. 예를 들어 물류센터 바닥을 깨끗이 하기 위해 에폭시를 시공하였는데 정돈이 전혀 되어있지 않은 5S활동을 볼 수 있다. 이와 같이 잘못된 5S활동은 철저히 배제되어야 한다. 따라서 제대로 된 5S활동을 위해서 그 개념의 정의부터 명확하게 정할 필요가 있다.

1. 정리
5S의 첫 번째인 정리활동에서 ‘정리’라는 말은 많은 경우 잘못 쓰이고 있다.

물류센터에서 ‘정리해’라고 지시하면, 지금 흩어져 있는 물건을 다시 진열하고 “예. 끝났습니다”라고 한다.

앞에서도 언급했지만 정리를 하기 위해서는 우선 대상과 범위를 정하고 필요한 물품과 불필요한 물품을 명확히 구분하는 것이 첫 번째 단계이다. 얼핏 보면 간단해 보이지만 실제 해보면 필요물품과 불필요 물품을 구분하는 것 자체가 매우 어렵다. 불필요하다고 생각하다 보면 ‘이 물건은 언젠가 쓸거야’ 또는 ‘너무 비싸게 주고 구입한 거야’ 등의 생각이 들게 된다. 따라서 불필요한 재고와 물품이 늘어나게 되고, 물류센터의 생산성은 점차 하락하는 결과를 가져오게 된다.

불필요하다고 생각되어지는 물건은 과감히 버려야 정리가 비로소 끝나게 된다.

2. 정돈
‘정돈’이라는 말도 자주 듣는 말이지만, 그 정의와는 반대로 잘 실천되지 못한다.

정돈이란 단순히 겉으로 보기에 깨끗하게 물건을 나열하는 것이 아니다. 그것은 ‘진열’이라고 불러야 한다. 정돈은 반드시 정리라는 활동과 동시에 사용해야 하는데 정리 후 물류센터에 필요한 물품만 남게 되면 그 이후 필요한 것을 누구라도 손쉽게 찾아 사용할 수 있도록 놔두고 표시해 두는 것이다.

특히 현장 담당자가 자주 바뀌는 물류센터에서 부자재 관리를 할 때 유통가공 담당자뿐만 아니라 신규 인력이 투입되어도 즉각 업무를 할 수 있도록 관리가 되어야한다. 또한 정돈이 잘 되어 있으면 정상과 이상을 바로 구분할 수 있는 장점도 있다.

3. 청소
우리는 집이나 자신이 사용하는 자동차는 항상 청결하도록 청소한다. 그러나 물류센터 현장이나 배송차량에 대해서는 청소를 자주하지 않는다.

얼마 전에 배송차량에 동승한 경험이 있다. 그런데 운전석 뒤에는 거의 너저분한 원룸을 방불케할 정도로 많은 물건들이 있었고, 바닥은 각종 쓰레기와 오물로 가득 차 있었다. 배송차량 안에서 대부분의 시간을 보내야 하는 기사들의 입장은 이해가 되지만 이러한 상태에서는 오히려 필요한 물건을 찾으면서 불필요한 시간을 낭비해야 한다.

물류센터 현장에서 사용하는 장비 또한 마찬가지이다. 바쁘다고 지게차나 물류설비의 청소를 소홀히 하다보면 오히려 중요한 순간에 장비가 제대로 작동하지 않아 낭패를 보는 경우가 많다.

특히 AS/RS 창고의 경우에 한 번 고장이 나면 출고가 제대로 되지 않아 회사의 대고객 신뢰도를 저하시킬 수 있다. 따라서 청소를 통해 자연스럽게 물류설비나 물류장비의 결함을 발견하고 즉시 조치해야 해야 이러한 일을 미연에 방지할 수 있다. 배송차량 또한 청소하다 보면 자연스럽게 구석구석을 살펴보게 되고 그 과정에서 고장 난 부분을 발견할 수가 있다.

4. 청결
청결이란 정리, 정돈, 청소의 3S를 유지하기 위한 활동이다. 청결이란 물류현장의 문제점이 발생했을 때 즉시 발견할 수 있는 상태를 유지하는 것이다. 청결 활동은 특히 청소 활동도 연관이 깊은데, 청소 이후의 상태를 오랫동안 보존하는 것이 청결이다.

청결은 ‘오염의 원천을 제거하는 근본 청결’을 추구해야 한다. 지게차나 배송차량이 계속 더러워진다면 원인을 파악하여 근본원인을 제거하기 위한 노력이 필요하다.

5. 습관화
물류현장에서 습관화는 사실상 가장 어려운 활동이다.

앞에서 언급된 4S를 지속시키기 위해서는 반드시 습관화가 되어야 한다. 처음 5S를 물류센터 현장에 도입했을 때에는 구성원 모두 충만한 의지를 가지고 있다. 하지만 시간이 지나면서 처음의 의지는 약해지고 점차 5S 활동이 용두사미(龍頭蛇尾)가 되어 간다. 이러한 현상의 중요한 원인 중에 하나가 습관화가 되지 않았기 때문이다.

따라서 5S의 마지막 개념인 습관화는 5S 활동의 성패를 좌우하는 요소이며 현장관리자들이 습관화를 위해서 많은 노력을 해야 한다.

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