친절한 Y씨의 실전 물류 컨설팅

 
물류센터를 운영하는 방식은 각 회사가 처해진 상황에 따라 다르다. 하지만 공통적으로는 최소의 비용으로 최대의 운영효율성을 내는 것을 목표로 한다.

물류센터는 그 속성상 수익부서(Profit part)가 아니라 비용부서(Cost part)이다. 일부 유통회사에서 수익을 내기 위해 노력하고 있기는 하지만 결국은 비용을 사용 할 수밖에 없는 구조이다. 따라서 최소한의 비용으로 최대의 고객의 만족도를 달성해야 한다.

이번호에서는 최소한의 비용으로 고객서비스와 비용절감의 효과를 볼 수 있는 물류센터 운영방법론인 ‘Head & Tool 방법론’에 대해 소개하고자 한다.

물류센터 오더접수와 작업분배 일원화
사실 Head & Tool방법은 필자가 개발한 것이 아니라 이미 많은 업체들이 시행하고 있고 어느 정도 효과가 검증된 방법론인데, 필자가 조금 체계화시켜 이름을 붙인 것에 불과하다.

이 방법론은 주로 신생 제조업체의 물류센터나 3PL센터(2개 이상의 화주 운영)에서 도입하면 가장 효율적일 것이다.

회사에서 물류부서는 주로 영업에 귀속되어 있는 경우가 많다. 따라서 물류팀에서도 예를 들어 000영업팀 담당, ***영업팀 담당, 이러한 방식으로 영업부서의 이름 그대로 따라서 담당자를 나누는 경우가 많다.

그런데 이러한 방식은 많은 단점을 가지고 있다. 각 부서 영업담당자들이나 고객사에서 오더를 요청할 때 각각의 물류담당자 별로 연락을 취한다. 이렇게 되면 물류센터 전체의 자원과 시간을 효율적으로 사용할 수 없게 된다.

예를 들어 000영업팀, ***영업팀 등에서 비효율적으로 오더가 접수된다고 하자. 그 오더는 다시 각 팀의 담당자에게 전달되고, 물류센터의 작업계획을 효율적으로 작성할 수가 없게 된다. 심지어 현장에서 작업을 하고 있을 때 휴대폰으로도 오더가 접수되는 현상도 발생한다.

따라서 연속적인 작업에 방해가 되고 다른 담당자의 작업도 방해를 받는 결과가 발생된다. 이를 해소하기 위해서는 물류센터의 오더접수와 작업분배를 <그림 1>과 같이 한 개의 창구로 일원화하는 것이 좋다.

방법론을 적용하여 모든 물류센터의 오더접수와 작업배분을 일원화(Head)시키면, Head이외에는 나머지 작업자들은 Head의 통제를 받아 일일 작업지시를 받게 된다.

물류센터장도 작업 시에는 Tool이 된다. Head가 물류센터의 전화업무와 행정업무를 비롯한 모든 업무에 중심이 되는 것이다. 이렇게 되면 Tool이 되는 작업자들은 오로지 현장작업에만 집중을 할 수 있게 된다.

이전에는 다른 작업 중에도 급한 오더가 접수되면 급한 오더부터 처리를 해야 했지만 Head & Tool 시스템이 도입이 되면 Head가 Tool의 작업 우선순위를 고려하여 급한 오더를 처리 할 수 있게 된다.

고객의 입장에서도 물류센터 현장과 의견을 교환하는 과정에서 오로지 Head하고만 공유하면 되기 때문에 더욱 편하고 빠르게 일처리를 할 수 있을 것이다. 또한 물류센터 인력의 운영 측면에서도 현장작업자 위주의 편성이 되어 인건비 절감에도 큰 효과가 있을 수 있다.

하지만 이러한 시스템의 최대 성공 포인트는 우수한 Head 인력의 확보이다. Head의 정확한 판단과 작업배분이 고객(영업팀 또는 고객사)만족도와 물류센터의 생산성 확보에 결정적 영향을 미치기 때문이다. Head 인력은 반드시 현장을 잘 이해할 수 있고 CS마인드를 가지고 있는 인원으로 선발하는 것이 좋다.

저작권자 © 물류신문 무단전재 및 재배포 금지