1. 거래업체 관리
거래업체는 각 부문별로 그 대상이 상이하나 거래를 위한 제조업체, 납품업자, 수출업체, 수입업체와 물류의 주체가 될 수 있는 화물운송주선업자, 운송인, 보세구역운영인 등을 포함한 모든 수출입 공급망 당사자들을 관리하여야 한다.

수출입물품의 보관. 운송. 취급, 정보시스템의 운영 및 출입통제 경비 등 중요활동을 다른 업체에게 위탁한 경우 이들 업체와 해외법인 등도 거래업체로서 관리하여야 한다.

이때 거래업체를 선정하기 위한 문서화되고 검증이 가능한 절차를 확립하여야 한다. 이 과정에서 거래업체가 종합인증우수업체 인증을 받았는지 여부를 표시하는 문서를 보유하고, 인증이 없는 업체에 대해서는 종합인증우수업체의 안전관리기준을 충족하였는지 여부를 문서나 전자적인 방법으로 표시하도록 요구하고, 위험평가절차에 따라 거래업체의 안전관리기준 준수여부를 검증하여야 한다.

우선 거래처 및 용역공급업자 선정관리 절차서를 작성할 때 견적이나 입찰을 통해 AEO 인증 여부와 거래업체 정보를 파악하여 심사결과를 수출입관리책임자에게 보고하고, 판정 결과에 의거하여 계약서를 작성하며 지속적인 검증을 위해 6개월 이내 단위로 거래처 정보를 주기적으로 갱신한다.

이런 내용을 회사내부 절차서 양식에 맞춰 작성한 것이 문서화된 절차서이며, 별도의 심사 기준으로 재무건전성, AEO 공인인증서 보유여부, 운송적합성 등의 평가항목을 작성하고 평가기준표에 의거 배점, 산정하여 기준 점수 이상일 경우 거래처로 등록하고 이를 주기적으로 갱신한다.

이때 평가기준표는 재무건전성의 경우 신용등급 기준으로 배점표를 작성할 수 있고, AEO 공인인증서 보유 여부 및 ISO 인증 등의 보유에 따라 배점표를 작성할 수 있다. 업체의 필요에 따라 채권회수 기간의 개월 수에 따라서도 배점을 할 수 있듯이 이러한 기준은 안전한 사업운영을 목적으로 작성되어 운영토록 한다.

물류업체의 경우 각 부문에 맞는 안전관리 질의서를 배포하여 회신 결과를 토대로 사후관리 기준을 만들어 안전관리에 미흡한 항목에 대한 보완요구서 발송 및 이행계획서 등으로 심사하고 보완능력 등을 체크하는 이행자료를 기록하고 저장하여 이행 증빙자료로 활용한다. 안전관리 질의서는 컨설팅업체에 문의하면 보편화된 질의서를 받을 수 있으며, 가이드라인에 규정된 바가 없기 때문에 업체가 원하는 항목을 첨삭할 수 있다.

2. 운송수단 관리
운송수단인 컨테이너와 트레일러에 인가 받지 못한 물품이나 사람의 침입을 방지하여 수출입물품의 무결성 유지를 위한 절차들을 마련하고 이행하여야 한다.

또 운송수단에 부착된 봉인의 무결성 유지를 위하여 필요한 조치를 취해야한다. 수출입 물품의 컨테이너 적입, 적출 관련 작업과 보관을 수행하는 지점, 창고에 적용하며 감시카메라 녹화, 출입구에 경비원 배치, 울타리 등의 제한구역 설정으로 컨테이너 등 조작, 접근을 방지할 수 있는 통제 감시수단이 확보된 장소이어야 한다.

인가 받지 못한 물품이나 사람이 침입할 수 없도록 조치하고 컨테이너 봉인 및 트레일러 관리 규정에 맞춰 진행할 수 있도록 한다.

가이드라인에서 각 조항 마다 절차서 및 실행 자료를 요구하고 있으며 이때 가이드라인 별 표준에 맞춘 절차서를 작성한다. 각각의 항목마다 작성하는 방법이 있으나 조항을 보면 대부분 비슷한 내용을 개념으로 하고 있어 하나의 절차서를 작성하여 운송수단 관리 전체에 적용하는 방법을 권하고 싶다.

거래업체도 이런 내용을 지켜달라는 내용을 전달하고 그 실행 자료를 기록하여 이행자료로 제출하도록 한다.

3. 출입통제 관리
일부 업체에서는 비용 지출이 필요한 부분이고 인사팀이나 경영지원의 역할이 필요한 사항이다.

권한이 없는 사람들이 시설에 진입하는 것을 방지하고 직원 및 방문자들에 대한 통제를 유지하여 회사자산을 보호하기 위해 직원식별 시스템을 도입하여야 한다. 출입자의 식별을 위해 사원증 패용과 출입증, 방문증 발급으로 구분하여야 한다.

모든 진입지점에서 직원, 방문자, 납품업자들에 대하여 명확히 신원확인을 할 수 있는 수단을 구비하여야 하고, 우편물에 대해서도 심사 후 배포하고 이를 관리대장에 기록 유지할 수 있도록 별도의 담당자를 지정하도록 한다.

4. 인사 관리
채용 전(前) 단계에서부터 채용예정 직원을 심사하고, 직책의 중요성을 고려하여 근무 중인 직원들을 주기적으로 점검, 조사하여야 한다.

이는 법규위반 가능성이 높은 직원의 수출입 물품 취급 관련 주요 보직 근무를 미연에 예방하기 위함으로 직원채용 프로세스를 작성하여 입사지원정보 검증 및 결과를 유지하도록 한다. 이때 학력사항의 진위여부를 확인하기 위해 해당 교육기관의 온라인 인터넷 증명발급센터에서 증명서 발급번호를 입력하여 위변조 여부를 확인할 수 있다(http://www.certpia.com).

어학 사항(TOEIC) 진위 여부 확인을 위해 지원자가 제출한 성적표 원본 및 사본을 확인하고 시험주관 기관 홈페이지 상의 성적확인 메뉴에 지원자가 제출한 시험성적표 상의 수험번호 및 발급번호를 입력하여 위변조 여부를 확인할 수 있다(http://exam.ybmsisa.com/score).

무역영어의 경우 대한상공회의소 검정사업(http://license.korcham.net)에서 성명과 주민등록번호를 입력하여 검증할 수 있다. 국제무역사는 www.tradecampus.com에서 검증 가능하다. 이렇게 검증된 내용을 기록 유지하여 이행자료로 제출하도록 한다.

시설경비원의 배치신고 및 신원조회는 용역업체에 문의하면 관할 경찰서에서 일반경비원 배치신고서를 받을 수 있다. 이런 실행을 거친 인력에 대해서는 주기적인 점검을 하여야 하고 퇴직 등이 발생할 경우 신분증과 시설 및 시스템 접근권한을 회수하는 절차를 마련하고 그 이력을 근거기록으로 남기도록 한다.

5. 취급절차 관리
수출입 물품의 운송, 취급, 보관과 관련된 절차의 무결성과 안전성을 보장하기 위하여 관세청에 관세행정과 관련된 정보를 적기에 정확하게 제공할 수 있는 방안을 마련하고, 수출입과 관련된 업무의 매뉴얼 및 절차서를 작성하여 업무직원이 언제든지 실행할 수 있도록 공람하여야 한다.

업무 진행 시 특이·위법 및 혐의사항을 발견하면 즉시 세관에 보고할 수 있는 프로세스를 만들어야 한다. 통관정보의 정확성을 제고하기 위한 방안을 마련하며, 이메일이나 전자문서를 이용하여 정보의 변조 및 변경이 없도록 데이터를 보호하여야 한다. 운송사에는 운전자 신원확인 요구서를 발송하여 사전에 도착예정 화물 확인 및 운전자 확인을 포함한 절차서를 작성하고 이행하여 화물의 안전을 보호해야 한다.

6. 시설과 장비 관리
출입통제 관리와 많은 부분이 중복되는 사항으로, 보관 장소가 있을 경우 사람/차량 출입구 감시현황, 감시카메라 설치 등이 이뤄져야 한다. ‘CCTV 녹화 중’ 표지판을 설치해 경계심을 노출시키고 30일 이상 녹화기록을 보관해야 한다. 관리책임자는 모든 열쇠와 자물쇠의 불출을 관리해야 하며 접근통제 지역을 설정하고 출입가능자를 설정하며 열쇠관리 증명자료와 열쇠관리대장을 작성해 실행 자료로 이용하도록 한다.

7. 정보기술 관리
운영 또는 사용하고 있는 정보시스템 및 사업 자료의 무단 조작과 남용을 예방하고 관련 시스템과 자료의 무결성 및 기밀성 유지를 위하여 데이터 백업을 주기적으로 한다. 계정관리를 통해 히스토리를 관리하며 계정 부여 및 회수의 기록과 암호를 주기적으로 변경하도록 시스템화하고 로그인 3회 실패 시 접근이 차단되도록 설정한다.

이러한 정보보안 교육을 계획하여 연 1~2회 실시 하도록 하며 전산실 역시 통제구역으로 설정하도록 하고 전산실이 별도로 없을 경우 울타리 및 랙을 이용하여 일차적인 차단을 하도록 한다.

8. 교육과 훈련
재난이나 안전사고를 사전에 예방하고 사고 발생에 따른 영향을 최소화하기 위하여 사전에 교육프로그램을 수립하여 시행하여야 한다. 수출입 안전 교육 및 실무 교육을 통해 오류발생을 최소화 한다.

우편물을 접수하고 개봉하는 직원에게 별도의 교육을 시키는 등 외부물품 반입에 대한 교육을 한다. 내부공모 등을 방지하기 위한 윤리교육 및 신고, 제보할 수 있는 방안을 마련하고 신고자의 신변보호를 최우선으로 하여 별도의 불이익이 없도록 한다. 신고자에게는 별도의 포상 등으로 신고, 제보가 보편화 될 수 있는 틀을 마련해 주도록 한다.

이상으로 안전관리에 대해 개괄적인 지침과 함께 실제 실행할 수 있는 방안을 짧게나마 소개하였다. 안전관리에서는 시설투자 등의 발생으로 대표자의 의지가 반드시 필요한 부분이기도 하지만 만일의 사고에 의한 손해에 대한 대응으로 투자비 이상의 효과를 누릴 것이라고 확신하는 바이다.